Nos 7 meilleurs conseils pour les voyageurs d’affaires

1. Utilisez toujours les services de Voyages Encore

Votre entreprise est cliente d’Encore? En tant que voyageur, vous êtes tout aussi gagnant dans ce partenariat, car nous nous assurons de vous fournir tout ce dont vous avez besoin pour que vos déplacements se fassent dans le confort et en toute sécurité. Nous vous permettons également de profiter d’offres exclusives et de rabais négociés, et aussi d’obtenir de meilleurs tarifs d’année en année. Nous mettons à votre disposition les meilleurs outils technologiques sur le marché pour vous faciliter la vie, dont un outil de réservation en ligne. Toutefois, notre plus grande fierté en matière d’expérience voyageur est la qualité de notre soutien. Nos agents dédiés très expérimentés sont toujours prêts à répondre à vos questions et à trouver des solutions aux problèmes que vous pourriez rencontrer, et ce, 24/7. Nous savons que les voyages d’affaire ont leur lot d’imprévus, et que les voyageurs doivent tout de même rester productifs, même en transit. En réservant avec Encore, vous bénéficiez du soutien de nos agents en cas d’urgence, et vous pouvez continuer à faire ce que vous faites le mieux l’esprit tranquille, pendant que nous trouvons les meilleures solutions. Bref, chez Encore, on se fait un devoir de bien s’occuper de vous!

Les avantages pour votre entreprise : Voyages Encore fournit à votre entreprise une visibilité complète sur les dépenses de voyage et supporte les négociations des contrats auprès des fournisseurs. Nous aidons les organisations à optimiser leurs dépenses de voyage et à identifier rapidement les possibilités d’économies, tout en leur fournissant la paix d’esprit de savoir que leurs voyageurs sont entre de bonnes mains.

Pour en savoir plus sur les avantages de travailler avec une agence de voyages corporatifs comme la nôtre, nous vous invitons à lire cet article.

 

2. Réservez en ligne lorsque c’est possible

L’outil de réservation en ligne (ou « OBT », de l’anglais « Online Booking Tool ») vous permet d’effectuer vos réservations où et quand vous le souhaitez. Très simple à utiliser, votre OBT consolide les offres disponibles correspondant à votre recherche. Vous avez ensuite la liberté de faire le choix le plus éclairé en fonction de vos besoins et de la flexibilité accordée par votre compagnie. Les tarifs que vous voyez sur l’OBT incluent des offres exclusives plus avantageuses que les options disponibles au grand public. En bonus, l’OBT prend en considération la politique de voyage de votre entreprise, vous permettant ainsi d’être guidé vers la meilleure option en toute conformité.

Les avantages pour votre entreprise : Réserver en ligne réduit les frais de service en comparaison aux réservations assistées d’un agent. En comptant sur ses employés pour utiliser l’OBT, votre compagnie a la tâche plus facile quand vient de temps de partager une information importante relative à la politique, ou un changement de procédure sanitaire; un simple message sur l’OBT permet de rejoindre les bonnes personnes au bon moment.

 

3. Utilisez une passe de vols si vous en avez la possibilité

La passe de vols, décrite par Air Canada comme un « forfait prépayé comportant des crédits de vol électroniques utilisables pour effectuer des allers simples », vous offre une solution alternative à un billet régulier très avantageuse si vous avez un trajet de dernière minute à planifier. En effet, les billets des passes de vols sont des trajets à prix fixes; vous évitez alors le premium des billets grand public et bénéficiez de tarifs réduits. Les billets des passes de vols incluent la plupart du temps plus de flexibilité quant aux modifications, et ne créent pas de crédits à suivre en cas d’annulation; votre billet est simplement remis en banque en attendant une prochaine réservation. Si le prix fixe du billet d’une passe de vol est plus avantageux que le billet régulier, n’hésitez pas!

Les avantages pour votre entreprise : Les passes de vols garantissent un plafonnement des prix sur les trajets fréquemment empruntés. Elles donnent également à votre entreprise la flexibilité de gérer des budgets et classes de service par groupe de voyageurs et par destinations souvent visitées.

 

4. Dépensez comme si c’était votre propre argent

Ne prenez pas le risque de voir vos dépenses refusées et non remboursées; dépensez donc comme s’il s’agissait de votre argent à vous. Il peut être tentant, par exemple, de manger plus que de coutume au restaurant puisque votre repas est couvert par votre employeur, mais ne vous détrompez pas, les employeurs vérifient les factures et savent reconnaître les excès. Il serait dommage que certaines dépenses que vous déclarez à votre retour soient refusées.

Les avantages pour votre entreprise : Dépenser l’argent de la compagnie aussi raisonnablement que si c’était le vôtre soutient une culture de la responsabilité dans votre milieu de travail. Plus les employés font attention à la façon dont ils dépensent l’argent de l’entreprise, plus le budget alloué peut couvrir d’initiatives ou de projets servant à faire grandir la compagnie.

 

5. Réservez le plus tôt possible

Réserver d’avance vous permettra de mieux planifier votre voyage et votre agenda. Cela vous donnera une tranquillité d’esprit qui contribuera certainement au succès de votre voyage d’affaires. Vous bénéficierez également de tarifs plus bas en ce qui concerne les vols, et de plus de disponibilités en matière de sièges et de chambres d’hôtel. Veuillez noter qu’il y a présentement une pénurie de voitures de location due à la pandémie de COVID-19, et que si vous attendez trop longtemps pour réserver votre véhicule, il se pourrait qu’il n’y en ait plus de disponibles ou que les tarifs soient exorbitants.

Les avantages pour votre entreprise : Plus vous réservez tôt, plus les tarifs disponibles seront bas, et plus les fournisseurs préférentiels seront sélectionnés, ce qui participe à la bonne performance du programme de voyages.

 

6. Limitez les modifications

Les modifications peuvent être coûteuses, ce que les employeurs n’apprécient pas, surtout si le changement en question n’est pas absolument nécessaire. Ne vous retrouvez pas sur la liste noire des voyageurs de votre entreprise!
Les avantages pour votre entreprise : Il y a souvent des frais de pénalité associés aux modifications. De plus, si le nouveau tarif est plus élevé, il faudra payer la différence. Évitez donc à votre entreprise de devoir assumer ces frais en limitant vos changements.

 

7. Utilisez vos crédits de voyage

Ce conseil est particulièrement d’actualité en 2021, étant donné que les compagnies aériennes ont remboursé une très grande quantité de voyages annulés à cause de la pandémie de COVID-19 en crédits de voyage. Il est donc très probable que votre entreprise en ait beaucoup en stock. Nous vous conseillons donc fortement de prioriser l’utilisation de ceux-ci lors de vos prochains déplacements.

Les avantages pour votre entreprise : Cet argent est déjà dépensé, autant donc l’utiliser! Notre nouvel outil de gestion des crédits aériens, Encore Tic Track, est maintenant disponible; parlez-en à votre gestionnaire de compte chez Encore qui se fera un plaisir de mettre le tout en place pour vous.

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