Pourquoi a-t-on ce sentiment de crainte redoutable lorsque arrivent les rapports de fin d’année fiscale, même après une budgétisation minutieuse ? C’est le même genre de sentiment que lorsque l’on reçoit un bulletin scolaire; même si l’on a bien étudié, l’inquiétude d’avoir oublié quelque chose d’important est toujours présente. Avec toutes les dépenses qu’une entreprise peut engager, il serait très ambitieux de croire qu’il est possible de tout contrôler. Cela dit, nous avons questionné des professionnels de notre industrie afin de vous présenter cinq dépenses souvent oubliées qui peuvent s’accumuler et faire une énorme différence à la fin de l’année. Contrôlez vos dépenses, ne les laissez pas vous contrôler !
1. Les abonnements
Rien ne fait plus grincer des dents que de voir le total des frais d’abonnements annuels qui n’ont pratiquement pas servi. Selon une étude récente, l’ordinateur de travail moyen contiendrait 259 $ en logiciels inutilisés. Des licences de logiciels aux inscriptions associatives, en passant par les magazines, les produits et services fonctionnant par abonnement misent souvent sur l’oubli des utilisateurs pour se faire de l’argent. Prendre le temps de développer une méthode pour assurer un suivi des dépenses liées aux abonnements, en incluant leur date de renouvellement et la liste des utilisateurs, en vaut définitivement la peine.
2. Les cadeaux
Envoyer des cadeaux à des clients loyaux ou à des clients potentiels est une bonne idée, mais cela peut se transformer en échec si vous ne vous y prenez pas de la bonne façon. Combien de fois avez-vous reçu une tasse ou un agenda affichant le logo d’une compagnie ? Combien de fois avez-vous utilisé ces items ? Mais plus important encore, est-ce que vous vous êtes réellement senti valorisé grâce à ces cadeaux ? Vous vous êtes probablement senti davantage comme un nom coché sur une liste. Bref, non seulement le but n’a pas été atteint, mais la compagnie a dépensé de l’argent inutilement. Il s’agit donc d’une situation perdante. Comment régler ce problème ? Envoyez de meilleurs cadeaux, mais en moins grande quantité. Sélectionnez soigneusement les clients avec qui vous avez une relation significative et/ou les plus importants clients potentiels. Assurez-vous que les cadeaux soient intéressants, pratiques ou liés à votre connexion avec la personne en question; vous économiserez de l’argent et vous développerez des relations plus solides avec vos clients.
3. Les conférences et les salons professionnels
Les événements de réseautage professionnels comme les conférences et les salons professionnels peuvent vous ouvrir des portes et mener à de nouvelles opportunités grâce au contact humain, en brisant les barrières de la distance et de la technologie. Après quelques jours de rencontres et de conversations profondes, vous pourriez avoir l’impression que l’expérience était un succès, mais quelques semaines plus tard, vous pourriez vous mettre à croire que le coût d’inscription était un gaspillage d’argent. Il est crucial d’avoir un système en place pour mesurer le retour sur investissement de votre présence à ces événements, sinon vous ne saurez jamais s’il est vraiment pertinent d’assister aux prochains. S’ils en valent la peine, continuez d’y aller !
4. La livraison
L’épargne découle souvent de décisions difficiles concernant la culture d’entreprise, mais parfois, des modifications au niveau des livraisons peuvent être suffisantes. Les entreprises envoient et reçoivent des tas de choses. Si vos employés effectuent des envois sans ligne directrice, par exemple en choisissant à chaque fois la livraison express sans que ce soit nécessaire, il se pourrait que la différence soit énorme à la fin de l’année. Que votre solution soit de négocier des tarifs corporatifs spéciaux, d’encourager certains comportements de la part de vos employés, ou bien les deux, vous économiserez certainement.
5. Les activités d’employés
Team-building activities, corporate meals, and events are all important ways companies invest in their people, for development, recognition, and morale. Likewise, sending employees on trips is a way of both accomplishing business goals and contributing to those travellers’ personal growth. Obviously, there are bound to be financial consequences if these expenses go unchecked. The key with handling expenses from employee activity, as with most expenses, is visibility. If you know what’s happening, you can apply controls to it. If you know two separate teams are planning lunches near the same day, agree on a caterer, and now you’ve consolidated those expenses. If you know an employee is flying out to an event on a certain date, encourage them to book their trip early. It all means more money in your pocket.
Regardless of your role, whether you’re just starting off and looking for a quick win, or if you’ve been there forever and want to bring new change, there’s always room to improve. Take a look at these expenses in your organization and see if you can’t find a way to cut down!
