Les bases
Coordonner des voyages d’affaires est une tâche plutôt complexe. Il faut organiser les déplacements, assurer la sécurité des voyageurs et réconcilier toutes les dépenses, tout en tentant de maintenir les dépenses corporatives au minimum. Et ça, c’est la version simplifiée. Les agences de voyages corporatifs (ou « TMC », de l’anglais « Travel Management Company ») s’allient à des entreprises pour les aider à gérer et contrôler leurs programmes de voyages. Ces agences ont l’infrastructure et l’expérience nécessaires pour gérer tout ce qui entoure les voyages d’affaires, ce qui permet à leurs clients de se concentrer sur leurs propres objectifs.
Outils de réservation en ligne
Les réservations sont souvent ce qui vient à l’esprit en premier lorsque l’on pense aux voyages corporatifs. Autrefois, il fallait parler à un agent au téléphone pour effectuer des réservations; n’ayez crainte, vous pouvez toujours le faire! Toutefois, de nos jours, les TMC permettent aux voyageurs de facilement effectuer leurs réservations eux-mêmes via un outil de réservation en ligne (ou « OBT », de l’anglais « Online Booking Tool »). Au lieu de les laisser errer sur internet à la recherche d’hôtels et de vols à bon prix, les OBT leur permettent de voir les offres provenant de plusieurs sources au même endroit, avec la liberté de choisir ce qui est mieux pour eux-mêmes et leur entreprise.
Rabais négociés
Les relations solides qu’ont les TMC avec les compagnies aériennes, les chaînes hôtelières et les compagnies de location de voitures leur permettent de négocier des rabais pour leurs clients. Cela signifie que les tarifs que vous voyez sur l’OBT incluent des offres exclusives plus avantageuses que les options disponibles au grand public.
Soutien
Plusieurs imprévus peuvent survenir durant un voyage : retards, annulations de vols, confusions, etc. Même le voyageur le plus expérimenté peut se retrouver dans une situation nécessitant de l’assistance, et être en attente au téléphone pendant des heures avec une compagnie aérienne n’est pas l’expérience la plus agréable. Les TMC ont des équipes d’agents dédiés toujours prêts à répondre aux appels des voyageurs pour leur offrir tout type de soutien, que ce soit en répondant à leurs questions ou bien en trouvant rapidement des solutions aux urgences. Les agents sont des experts du domaine du voyage qui connaissent bien les obstacles de l’industrie ainsi que les façons de les surmonter. Ils ont également des points de contact directs avec les fournisseurs, ce qui permet aux voyageurs d’éviter les longues attentes au téléphone tout en garantissant qu’ils se rendront bien à destination.
Devoir de diligence
Toutes les entreprises sont responsables du bien-être de leurs voyageurs, mais ce devoir peut être difficile à remplir lorsque l’employeur ne sait pas où se trouvent ses voyageurs. Les TMC facilitent énormément le devoir de diligence des entreprises, ce qui contribue à rendre les voyages plus sécuritaires. Toutes les réservations effectuées via un OBT produisent un itinéraire. Celui-ci est aussi utile pour le voyageur que pour l’entreprise qui peut ainsi savoir en tout temps où se trouvent ses employés. Certaines TMC offrent même un service de géolocalisation des voyageurs, ce qui permet de sortir ceux-ci d’une situation d’urgence beaucoup plus facilement.
Réconciliation
Les voyages d’affaires nécessitent toutes sortes de dépenses : vols, hôtels, location de voitures, nourriture, etc. Les factures sont donc nombreuses et il n’est pas toujours facile de les rassembler. C’est pour cela que les TMC offrent des services de réconciliation, en compilant et en totalisant automatiquement tous les achats réalisés via l’OBT et en permettant le téléchargement numérique des autres reçus.
En résumé
Les TMC ne font pas que vous aider à économiser. En fait, ce n’est même pas leur objectif principal. Leur but est plutôt d’assurer que vos voyageurs accomplissent l’objectif de leurs voyages, tout en étant confortables et en sécurité, sans complications.
