Vous avez récemment pris la décision d’opter pour une agence de voyages corporatifs (TMC) pour gérer les voyages de votre équipe ? Sage décision ! Toutefois, choisir l’agence qui vous convient le mieux peut représenter tout un défi. Comme il s’agit d’un important partenariat à long terme, il est crucial de faire un choix éclairé et réfléchi. Certains éléments à prendre en considération lors de votre sélection sont plutôt évidents (assistance 24/7, service-conseil, négociations auprès des fournisseurs, etc.), alors nous vous présentons ceux qui le sont un peu moins.
1. Développement durable
Les entreprises sont de plus en plus sensibilisées aux impacts environnementaux et sociaux de leurs activités. Saviez-vous que les voyages d’affaires représentent environ la moitié des émissions de gaz à effet de serre d’une compagnie ? Pour l’avenir de notre planète, il est important d’assurer un certain contrôle de ces émissions afin de les réduire le plus possible. Une bonne agence de voyages corporatifs vous aide à réaliser cela, en vous fournissant par exemple des rapports de vos émissions ainsi que des solutions pour contrebalancer ce poids. Un bon moyen de savoir si le développement durable est ancré dans les valeurs d’une TMC est de vérifier si celle-ci détient une certification montrant qu’elle répond à certaines exigences.
2. Compréhension approfondie des données
Toutes les agences de voyages corporatifs fournissent des rapports. Cependant, rares sont celles qui les analysent et les interprètent pour vous aider à en tirer des opportunités. De plus, la plupart ne font que fournir des données liées aux voyages; les gestionnaires de comptes ont le plus souvent des études en voyage mais n’ont pas de formation complémentaire en analyse de données ou en finance, par exemple. Certaines TMC, pour leur part, vous fournissent aussi des données plus axées sur vos dépenses et proposent une perspective financière sur vos voyages.
3. Aptitude à encourager l’adoption de l’agence
À quoi bon faire affaire avec une agence si vos voyageurs n’utilisent pas ses services ? Une bonne agence vous aide à mettre en place des moyens pour susciter l’adoption de ses services par vos employés. Cela passe par une communication efficace; certaines agences iront jusqu’à créer pour vos voyageurs des vidéos éducatifs personnalisés présentant les grandes lignes de votre politique, par exemple. Mais ce n’est pas tout ! Plus spécifiquement, une agence se doit d’encourager les réservations en ligne puisque celles-ci font économiser énormément à votre entreprise. En effet, les meilleurs outils de réservation en ligne (OBT) intègrent votre politique de voyage en plus de vous faire économiser sur les appels. De plus, les voyageurs préfèrent de nos jours réserver en ligne; ils sont habitués à réserver leurs voyages personnels de cette façon. Il n’est donc pas difficile d’augmenter l’adoption de votre OBT, mais éduquer les voyageurs sur l’utilisation de la plateforme est nécessaire pour y arriver et cela devrait être fourni par l’agence.
4. Satisfaction et conformité
Il a été démontré que les employés satisfaits ont plus tendance à se conformer à la politique de voyage corporative. Votre partenaire de voyage doit donc être en mesure d’assurer la satisfaction de vos voyageurs en leur offrant un service impeccable, entre autres, puis la conformité suivra. De plus, les agents de la TMC devraient connaître votre politique sur le bout des doigts afin de guider vos voyageurs dans des décisions qui respectent celle-ci. Choisissez une agence qui propose une méthode pour mesurer la satisfaction de vos voyageurs afin d’assurer un meilleur contrôle de celle-ci; cela peut se faire par le biais de sondages, par exemple.
Cela résume les aspects moins connus à prendre en considération pour bien choisir votre partenaire de gestion de voyages. Ils ajouteront de la valeur à votre programme de voyages, c’est garanti ! Un dernier conseil : n’oubliez pas de prendre la diversité en compte lors de la sélection de vos fournisseurs. Cela vous permettra de bénéficier de points de vue variés et de faire rayonner vos valeurs. Comme la diversité nous tient à cœur, nous écrirons prochainement à ce sujet, restez à l’affût !
