Rédiger une politique de voyage peut paraître intimidant. Lorsque l’on en modifie une déjà existante, on peut avoir peur d’oublier quelque chose, tout comme lorsque l’on rédige une liste d’épicerie. En concevoir une de toutes pièces peut donc sembler être une tâche colossale. Pour diminuer vos angoisses, voici les éléments principaux que doit contenir une telle politique.
Une politique de voyage sert essentiellement à guider le voyageur, autant au niveau logistique qu’au niveau budgétaire de son séjour. La politique doit donc couvrir le plus d’informations possible concernant ces deux éléments, ce qui peut paraître énorme. Dresser une liste de tous les services dont le voyageur pourrait avoir besoin est un excellent point de départ.
Premièrement, il faut penser au transport lui-même, qu’il s’agisse d’un voyage en avion, en train, en voiture ou autre. Deuxièmement, il est important de prendre en compte l’hébergement. La troisième catégorie, pour sa part, concerne les repas, le divertissement et toutes les autres dépenses. Indépendamment des services, il ne faut pas non plus oublier les procédures d’urgence en cas de problème.
Le devoir de diligence
Il faut savoir que votre responsabilité à l’égard de la sécurité de vos employés doit s’appliquer à tous les éléments de votre politique. Il est donc important, en la relisant, de vous assurer que chaque point mette au clair votre part de responsabilité dans diverses situations.
L’agrément
Exiger des agréments peut vous éviter bien des problèmes. Lorsqu’une telle structure est bien instaurée, elle peut faciliter l’équilibre entre efficacité, logistique et responsabilité. Un potentiel voyage se doit d’être bien encadré mais aussi justifié. Est-il nécessaire pour atteindre le but visé ou y aurait-il d’autres moyens tout aussi efficaces ? La logistique et l’efficacité s’appliquent autant à l’employé qui voyage qu’à son supérieur en position d’approuver ses arrangements. Dans le cas où plusieurs étapes de l’organisation d’un itinéraire auraient à être approuvées, par exemple, vous auriez un meilleur contrôle sur les dépenses, mais d’un autre côté, les employés pourraient percevoir cela comme un manque de confiance à leur égard. Quoi que vous choisissiez, assurez-vous que la manière dont le voyageur doit faire approuver ses arrangements soit claire dans votre politique.
L’éducation
ll est important de bien préparer le voyageur avant son départ. S’il s’agit de sa première expérience de voyage, il pourrait avoir besoin de conseils sur ce qu’il doit faire à l’aéroport, par exemple, ou sur les différences culturelles du pays de destination. Le diriger vers un site qui peut répondre à ses questions, comme http://travel.gc.ca/ pour les Canadiens et Canadiennes, est le minimum à faire pour bien préparer votre employé.
Les réservations
La plupart des services dont le voyageur aura besoin peuvent être planifiés et réservés d’avance. Il est important de mettre au clair quelles plateformes de réservation peuvent être utilisées par vos employés. Si vous faites affaire avec une compagnie de gestion de voyages, vous avez probablement accès à une plateforme en ligne dédiée aux réservations. Est-ce que vos employés ont l’autorisation d’utiliser un service externe ? Si oui, comment remplirez-vous votre devoir de diligence ? Plusieurs compagnies de gestion de voyages offrent des rabais et utilisent un service de localisation, donc il peut être utile de miser sur l’importance d’utiliser leur plateforme pour les réservations.
Le transport
Différentes classes de sièges sont disponibles dans les avions et les trains, et différentes classes de véhicules sont offertes en location. Il est donc pertinent de spécifier dans votre politique de voyage lesquelles sont permises. Cela peut dépendre, entre autres, de la longueur du trajet. Attention, l’option la moins coûteuse n’est pas nécessairement la plus avantageuse ! Par exemple, un voyage en avion qui comporte plusieurs escales peut allonger énormément la durée du voyage et baisser la productivité des voyageurs qui s’en retrouvent fatigués. Aussi, les voyageurs souhaitent parfois profiter de l’occasion pour bénéficier de programmes de loyauté de certaines compagnies aériennes, ce qui n’est pas nécessairement avantageux pour vous. Il peut donc être sage d’interdire à vos voyageurs de se baser uniquement sur l’accumulation de points de loyauté au moment de choisir une compagnie aérienne. De plus, les voyages en train sont à considérer car il s’agit souvent d’une bonne alternative au transport aérien pour des voyages intérieurs !
Le transport terrestre englobe plusieurs possibilités : le taxi, le covoiturage, la navette, la voiture personnelle ou de location, le transport en commun, etc. Le contexte du voyage peut vous aider à choisir le mode de transport. Par exemple, si le voyageur doit assister à des conférences qui ont lieu dans l’hôtel où il loge, une navette entre l’aéroport et l’hôtel peut être suffisante. Si le voyageur doit se déplacer à divers endroits durant son séjour, une voiture de location est un meilleur choix. La réservation de voitures de location est souvent incluse dans le portail en ligne de votre compagnie de gestion de voyages et peut donc être faite d’avance. Il est très important de mentionner dans votre politique de voyage si l’employé devrait opter pour une assurance ou non. Si oui, il est nécessaire de lui donner des détails clairs à ce sujet, à propos des réclamations à la suite d’un accident, par exemple. La politique peut également préciser que lorsqu’il est temps de choisir entre un trajet en taxi, en navette ou en covoiturage, le voyageur devrait opter pour l’option qui allie le mieux efficacité et faible coût. Le transport en commun est souvent l’option la moins coûteuse mais il peut être moins rapide et plus compliqué; ce n’est donc pas nécessairement la meilleure option. Si le voyageur utilise sa propre voiture, mentionnez les risques possibles et précisez si le gaz et le kilométrage sont remboursés.
L’hébergement
Si l’hôtel peut aussi être réservé via votre plateforme en ligne, il est également pertinent d’encourager vos employés à utiliser cette méthode, par exemple en précisant dans la politique qu’aucun hôtel réservé via une autre plateforme ne sera remboursé. Il est également possible que vous préfériez certains hôtels avec lesquels votre compagnie de gestion de voyages fait affaire; n’hésitez pas à le mentionner. Le voyageur a-t-il le droit de se servir dans le petit bar payant ? Peut-il utiliser le service de buanderie ? Si l’accès à internet n’est pas inclus avec la chambre, est-ce que les frais lui seront remboursés ? Ce sont toutes des choses à prendre en considération.
La nourriture et les activités
Cette catégorie peut être ambiguë car il est parfois difficile de juger de ce qui est raisonnable. Certaines politiques proposent un budget quotidien spécifique pour chaque repas, alors que d’autres permettent aux voyageurs de se fier à leur propre jugement. Dans le même ordre d’idées, laissez savoir à vos employés s’ils ont accès à un forfait pour leur cellulaire.
Le plan d’urgence
Les procédures d’urgence devraient couvrir les problèmes médicaux, les annulations, les désastres naturels, les passeports perdus, les agressions et les instabilités politiques, entre autres. Si vous faites affaire avec une compagnie de gestion de voyages, une équipe d’agents est probablement dédiée à vous assister en cas d’urgence. Les problèmes médicaux, pour leur part, sont gérés par votre compagnie d’assurance. Certaines urgences à plus grande échelle pourraient nécessiter que vous contactiez les services consulaires du votre pays, comme Affaires mondiales Canada pour les citoyens canadiens.
Les détails postvoyage
Il y a quelques éléments à considérer après le retour du voyageur. Dans la politique, il faut expliquer comment les rapports de dépenses doivent être remplis et comment les remboursements sont gérés une fois le voyage terminé. Mentionnez également si le voyageur a droit à une journée de congé après son retour, en précisant par exemple qu’il y a droit s’il s’agit d’un voyage à l’international et/ou si son retour se fait tard le soir. Précisez aussi si le voyageur a le droit de prolonger son voyage à ses frais pour des vacances.
Cela couvre donc les éléments essentiels d’une politique de voyage efficace et complète. Maintenant que vous comprenez la structure d’une telle politique, vous pouvez commencer à réfléchir aux détails de la vôtre !
