Chaque individu a sa propre vision des voyages d’affaires. Certains sont prêts à payer n’importe quel montant; après tout, si vous envoyez des personnes en voyage, c’est que l’objectif du voyage est plus important que les dépenses, non ? Alors que d’autres, comme nous, voient les voyages corporatifs comme un coffre aux trésors. Il s’agit d’une énorme dépense contrôlable; pour déverrouiller ce coffre, il suffit d’exercer un peu plus de contrôle, tout en évitant d’affecter la capacité des voyageurs à bien faire leur travail. Voici cinq trucs à garder en tête afin de réduire les dépenses de voyage de vos employés.
Truc 1 : Consolidez les dépenses.
Ceux qui s’y connaissent en voyages d’affaires vous diront qu’il est crucial de consolider les dépenses, et nous ne pouvons faire autrement qu’être d’accord. Sans un programme de voyages bien structuré, les employés ne sont pas encadrés et peuvent donc faire ce qu’ils veulent, des réservations aux modifications de dernière minute, en choisissant les fournisseurs les plus dispendieux et en ignorant les rabais négociés, par exemple. Résultat : les factures sont éparpillées et la réconciliation prend des semaines à compléter. Pire encore, si quelque chose de grave se produisait, vous failliriez à votre devoir de diligence et vous seriez tenus financièrement coupable. Consolidez vos voyages, mettez en œuvre une politique de voyage et de dépenses, et considérez un partenariat avec une agence de voyages corporatifs qui s’occupera de la logistique. Non seulement cela vous permettra d’économiser, mais en plus, vos employés perdront moins de temps avec les détails.
Truc 2 : Réduisez la friction le plus possible.
Peut-être notre premier conseil semblait-il évident pour vous et que vous avez déjà pris ces mesures, mais ne vous inquiétez pas, il y a toujours moyen de faire plus. Réduire la friction consiste à examiner en détails les éléments de votre procédure actuelle de voyages d’affaires et identifier les points faibles. Par exemple, est-ce que votre procédure de soumission de factures requiert des voyageurs qu’ils les remettent en personne ? Si c’est le cas, envisagez l’utilisation d’une application de dépenses qui permet aux voyageurs de les numériser grâce à la caméra de leur téléphone. Ainsi, vous gaspillerez beaucoup moins de temps à gérer les reçus égarés. Votre politique comporte-t-elle un jargon trop complexe, ou est-elle tout simplement trop longue ? Si oui, une révision s’impose; allégez-la en la raccourcissant et en utilisant un vocabulaire plus accessible. Certaines agences offrent même la révision de ces politiques ! Vous vous retrouverez avec moins de voyageurs qui ne se conforment pas à la politique à cause de sa complexité. Bref, tous les moyens de réduire la friction représentent plus d’argent dans vos poches !
Truc 3 : Créez une culture d’engagement.
Certaines solutions de voyages corporatifs récompensent les employés simplement pour avoir respecté la politique. N’est-ce pas un peu illogique ? En effet, les employés ne reçoivent habituellement pas de compensation spéciale pour avoir fait ce qui est normalement attendu d’eux. Pourquoi ne pas plutôt créer un environnement dans lequel les employés veulent s’y conformer parce que c’est la bonne chose à faire ? Cela est plus facile à faire pour les petites entreprises, dans lesquelles l’équipe de direction est en contact direct avec les autres employés, certes; ces derniers sont souvent plus enclins à ressentir une responsabilité personnelle. Toutefois, peu importe la taille de l’entreprise, la clé est d’aborder la conformité. Propagez le matériel de formation et les meilleures pratiques, partagez les mises à jour concernant la conformité, soulignez les employés les plus performants pendant les réunions d’équipe et parlez sans jugement aux personnes fautives de leurs expériences de voyages. Il est bien plus important d’identifier et de corriger ce qui pousse les employés à ne pas se conformer à la politique que de réprimander les fautifs. La non-conformité peut être causée par une mauvaise compréhension ou un problème de communication, ce qui se règle généralement facilement. Après une bonne discussion et de l’écoute de votre part, il y a de grandes chances que vos employés commencent à se responsabiliser quant à leurs décisions de voyages d’affaires.
Truc 4 : Comprenez bien vos dépenses.
Dégager du sens de vos dépenses de voyage ne devrait pas vous faire sentir comme si vous regardiez dans une boîte noire. Évidemment, l’absence de partenariat avec une agence n’aide pas à éviter ce sentiment. Cependant, même les entreprises dont les voyages sont gérés par une agence et ayant donc accès à des rapports peuvent se retrouver avec cette sensation de boîte noire. La raison est simple; les rapports ne sont pas nécessairement tous intuitifs. De bons rapports devraient vous offrir de la visibilité quant à chaque élément de votre programme de voyages. Par exemple, il n’est pas suffisant de savoir seulement combien la compagnie entière dépense en billets d’avion; vous devriez être en mesure de voir les dépenses par centre de coût, et aussi par voyageur. Vous devriez aussi pouvoir voir le coût moyen des billets d’avion, les routes les plus populaires ainsi que le but des voyages. Vous devriez avoir accès aux informations et statistiques des valeurs aberrantes et des exceptions, et aussi à l’analyse des tendances qui se développent parmi eux. Mais avant tout, les rapports de vos dépenses ne devraient pas se limiter à être résumés en un simple PDF à la fin de l’année, mais devraient être accompagnés de conseils, et d’une participation active de votre agence dans la recherche de solutions et d’alternatives pour améliorer votre programme de voyages. Après tout, vous payez pour bénéficier de leur expertise; assurez-vous donc d’en avoir pour votre argent !
Truc 5 : Pensez de façon pratique.
Ce conseil peut être un peu plus difficile à appliquer, mais parfois, réduire les coûts est une question de contexte. En effet, un détail particulier pourrait représenter une source d’économie importante. Par exemple, si vos cartes de crédits corporatives offrent des points de récompense pour des voyages, vous vous retrouvez avec un élément important de plus à considérer. Vous pourriez aussi étudier vos habitudes de voyage et vous rendre compte que vos réunions ont lieu les jours où les billets sont les plus chers, ou que vos retraites d’équipe se déroulent durant la haute saison; modifier ces dates pourrait faire une énorme différence au bout de la ligne. Penser de cette manière représente un défi de taille car cela nécessite une perspective globale ainsi qu’une attention aux petits détails. Un bon partenaire de gestion des voyages vous aidera à déceler ces opportunités d’épargne contextuelles. Certaines agences vous offriront des conseils quant aux solutions de paiement qui octroient des points de récompense, et vous aideront même à assurer le suivi de leur utilisation.
Bref, il est tout à fait possible d’économiser sur les voyages d’affaires, et bien que cela représente un défi, le jeu en vaut définitivement la chandelle. Que ce soit en simplifiant le processus, en acquérant une meilleure visibilité des dépenses ou en nourrissant une culture d’entreprise axée sur la responsabilité, non seulement vous économiserez, mais vous participerez aussi au développement d’attitudes qui contribueront à l’amélioration de l’entreprise dans son ensemble.
